Ohje tietosuojasta työntekijälle

Ohje tietosuojasta työntekijälle.

OHJE TIETOSUOJASTA TYÖNTEKIJÄLLE

Palkkaus.fi-palvelua palveluita käyttävät työntekijät

Kysymys: Mitä tietoja palvelussa käsitellään?

Palvelussa käsitellään henkilötietoja, muun muassa:

  • Nimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero ja henkilötunnus
  • Työtehtävä, verokortin tiedot, tilinumero ja käyttäjäkohtaiset palveluasetukset
  • Maksetut ja/tai saadut palkat
  • Palvelun kautta ostettujen tai muuten palveluun ilmoitettujen lakisääteisten vakuutusten tiedot

Kysymys: Miksi ja mihin tarkoitukseen tietoja käsitellään?

Palvelujen tuottaminen edellyttää Palkkaus.fi:lta henkilötietojen käsittelyä. Tietoja käsitellään lain mukaisissa tarkoituksissa ja laajuudessa asiakkaan vaatimusten mukaisesti.

Kysymys: Miten Palkkaus.fi on valmistautunut GDPR:n voimaantuloon?

Palkkaus.fi aloitti valmistautumisen hyvissä ajoin perustamalla tietosuojahankkeen. Hankkeen alussa tehtiin arvio ja analyysi GDPR:n kannalta tarpeellisista kehitystoimenpiteistä, joita on toteutettu vuonna 2018. Yhtiön sisäisiä prosesseja on käyty läpi esimerkiksi tiedon poistoaikojen sekä tietoturvan osalta ja arvioitu asetuksen näkökulmasta.

Toimittajaketjujen hallinta on keskeinen asia tietosuoja-asetuksen kannalta. Palkkaus.fi käyttää pääsääntöisesti suuria toimittajia, ja henkilötietojen käsittelyn vuoksi toimittajille on asetettu erilaisia vaatimuksia ja kriteerejä, jotka ovat olennaisia myös tietosuoja-asetusta silmällä pitäen.

Henkilöstön kouluttaminen on olennainen osa vaatimustenmukaisuuden varmistamista, ja sen vuoksi henkilöstön kouluttamiseen on kiinnitetty erityistä huomiota.

Kysymys: Miten Palkkaus.fi on varmistanut ja varmistaa, että palvelut täyttävät GDPR:n vaatimukset?

Yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten toteutumista on arvioitu ja tarkastettu Palkkaus.fi:n tietosuojahankkeen aikana sisäisin auditoinnein. Asetuksen soveltamisen alkaessa toukokuussa 2018 Palkkaus.fi on toteuttanut asetuksen vaatimukset toiminnassaan ja teknisissä ympäristöissään.

Palkkaus.fi seuraa tiiviisti lainsäätäjän sekä viranomaisten kannanottoja ja linjauksia tulevan tietosuoja-asetuksen tulkinnoista ja soveltamisesta. Myös tietosuojaa koskevan yleisen tietoisuuden ja ymmärryksen kasvattaminen koko organisaatiossa on tärkeä osa tulevaan asetukseen valmistautumista.

Kysymys: Mistä saan lisätietoa siitä, miten Palkkaus.fi huolehtii tietosuojasta ja -turvasta palveluissaan?

Palkkaus.fi-palvelun tietosuojasta löytyy lisää tietoa tietosuojasivultamme.

Kysymys: Mistä voin lukea Palkkaus.fi:n tietosuojaselosteen?

Palkkaus.fi-palvelun tietosuojaseloste löytyy tämän linkin kautta.

Kysymys: Mitä Palkkaus.fi tekee, kun työntekijä ottaa yhteyttä Palkkaus.fi:in ja pyytää muuttaa/poistaa palkanmaksuun liittyvät tietonsa Palvelusta?

Palkkaus.fi ohjaa rekisteröidyn työntekijän henkilötietopyynnöt työnantajalle, johon työntekijällä on tai on ollut työsuhde. Jos työsuhdetta ei ole ollut, Palkkaus.fi voi toteuttaa henkilötietopyynnön.

Kysymys: Kuinka kauan Palkkaus.fi säilyttää palkanmaksuun liittyviä tietoja, ns. palkkakirjanpitoa?

Palkkaus.fi säilyttää Ennakkoperintälain (20.12.1996/1118) velvoittamana palkkakirjanpitoa kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Viranomaismaksuihin ja -ilmoituksiin liittyviä muistiinpanoja ja tositteita Palkkaus.fi säilyttää kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana suoritus on maksettu. Työnantaja voi ainoastaan rajoittaa palkkakirjanpitoon sisältyvien henkilötietojen käyttöä, mutta ei vaatia poistamaan, ennen kuin lain mukainen määräaika on umpeutunut.